Urheilutapahtuman materiaalien kanssa ongelma harvoin alkaa siitä, ettei tiedettäisi mitä tarvitaan. Useammin haaste syntyy siitä, että päätökset, aineistot, hyväksynnät ja lopulliset osallistujatiedot varmistuvat vasta myöhään. Silloin aikataulu kiristyy nopeasti, vaikka itse tuotanto olisi kunnossa.
Siksi tapahtuman materiaalit kannattaa suunnitella kokonaisuutena mahdollisimman aikaisin. Kun oikea kumppani otetaan mukaan ajoissa, kapasiteettia voidaan varata valmiiksi, aineistoja valmistella etukäteen ja viime hetken muutokset hoitaa hallitusti.
Sporttinapin perustaja ja tuotantojohtaja Heidi Brunila on ollut mukana tuottamassa ja toimittamassa materiaaleja tuhansiin urheilutapahtumiin. Hänen kokemuksensa näkyy erityisesti siinä, miten paljon ongelmia voidaan välttää jo ennen kuin mitään menee painoon.
“Aloita tapahtumakokonaisuuden suunnittelu hyvissä ajoin ja älä epäröi ottaa toimittajaa mukaan kokonaisuuden suunnitteluun.”
Siinä on oikeastaan koko homman ydin.
Kiire ei yleensä synny painamisesta, vaan myöhäisistä päätöksistä
Tapahtuman järjestäminen on harvoin yhden ihmisen hallinnassa. Yksi hoitaa kilpailunumerot, toinen suunnistuskartat, kolmas beach flagit ja banderollit. Joskus samaan tapahtumaan liittyviä tilauksia tehdään vielä useammasta suunnasta ilman, että kaikki tietävät toistensa tekemisistä.
Silloin kokonaisuus alkaa hajota helposti.
“Kilpailun järjestelyistä vastaavilla on yleensä monta lankaa käsissään ja työ harvoin rajoittuu vain materiaalihankintoihin. Lisäksi tapahtumavastaavat rakentavat tapahtumaa usein päivätyön ohessa ja aikaa ja tekijöitä on rajallisesti.”
Heidin mukaan toimivin tapa on ottaa yhteyttä hyvissä ajoin, erityisesti kiireisimpään kesäkauteen mentäessä. Näin tuotantokalenteriin voidaan varata kapasiteettia juuri kyseistä tapahtumaa varten. Kilpailunumeroissa tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että pohja-aineistot ja vedokset voidaan tehdä valmiiksi viikkoja tai jopa kuukausia etukäteen, vaikka lopullisia osallistujamääriä vielä odotetaan.
Sama ajattelu toimii myös suunnistuskartoissa: tuotantopäivä varataan valmiiksi, aineistot toimitetaan sovitusti juuri oikeaan aikaan ja määrät voidaan viimeistellä vasta aivan loppuvaiheessa. Näin hukkaa tulee vähemmän ja kokonaisuus pysyy paremmin hallussa.
Kilpailunumero on pieni tuote, mutta tärkeä osa tapahtumaa
Kilpailunumero on paljon enemmän kuin lappu, jossa näkyy numero. Sen pitää olla luettava, lajiin sopiva ja toimia käytännössä koko suorituksen ajan. Samalla siinä voi olla sponsorinäkyvyyttä, nimiä, osuusmerkintöjä tai ajanoton tarvitsemia tietoja, kuten viivakoodeja.
“Osallistujien ja eri sarjojen tai osuuksien erottaminen toisistaan, luettavuus ja sponsorien näkyvyys on tärkeää. Ajanottofirma saattaa sanoa sanasen tai esittää toivomuksia kisanumeroiden osalta.”
Kilpailunumeroilla on myös yllättävän iso näkyvyysarvo. Kisakuvat leviävät somessa laajalle, joten numero on samalla osa tapahtuman julkista ilmettä.
Eri lajit tarvitsevat myös erilaisia ratkaisuja. Kevyeen maantiejuoksuun toimiva vaihtoehto ei välttämättä ole oikea polkujuoksuun, triathloniin tai pyöräilyyn. Hiihdossa käytetään paljon kilpailunumeroliivejä, triathlonissa tarvitaan usein myös erillisiä tarroja varusteisiin, ja pyöräilyssä numerointi on oma maailmansa.
Kilpailunumeroiden eri materiaalit, koot ja käyttötavat ansaitsevat oman tarkemman oppaansa, ja sellainen onkin tulossa. Tärkein pointti on yksinkertainen: kilpailunumero ei ole yksi vakiotuote, vaan ratkaisu, joka pitää sovittaa lajiin, olosuhteisiin ja tapahtuman käytäntöihin.
Viime hetken muutokset pitää pystyä ennakoimaan etukäteen
Moni tapahtuma elää viime metreille asti. Se ei ole poikkeus vaan normaalia.
Paavo Nurmi Games on tästä hyvä esimerkki. Valmistelu alkaa hyvissä ajoin jo keväällä, jolloin tapahtumapäivät, aineistoaikataulut ja tuotantoikkuna sovitaan valmiiksi. Sponsoripohjat voidaan rakentaa etukäteen, osallistujatietoja varten valmistellaan oma taulukkopohja, vedokset tarkistetaan vielä ennen tuotantoa ja myös kuljetus varataan valmiiksi.
Silti muutoksia voi tulla vielä päivää ennen tapahtumaa.
“Viime hetken muutoksia ja lisäyksiä saattaa tulla vielä päivää ennen tapahtumaa. Nämä numerot valmistetaan erikseen ja toisinaan toimitetaan jopa suoraan kisapaikalle.”
Tämä kuvaa hyvin sitä, mitä osaava kumppani tekee käytännössä. Kyse ei ole vain nopeasta painamisesta, vaan siitä, että nopeus on rakennettu prosessiin jo etukäteen.
Iso tapahtuma paljastaa nopeasti, onko kokonaisuus oikeasti hallussa
Suurissa yleisurheilutapahtumissa tärkeää ei ole vain se, että numerot valmistuvat. Niiden pitää tulla asiakkaalle juuri siinä järjestyksessä, jossa niitä on helppo jakaa eteenpäin.
Järjestys ei aina tarkoita juoksevaa numerointia. Se voi olla aakkosjärjestys, sarjakohtainen jako tai lähtöajan mukainen järjestys. Jos tämä puuttuu tuotannosta, työ siirtyy asiakkaalle ja tapahtumajärjestäjän kuorma kasvaa turhaan.
“Kisanumeroiden haluttu järjestys pitää ehdottomasti säilyä asiakkaalle saakka ymmärrettävästi vaikka ne joudutaan pakkaamaan useaan eri laatikkoon.”
MM-kisatasoisissa urheilutapahtumissa tämä korostuu nopeasti. Jos numeromääriä on paljon, materiaalien jaon pitää toimia heti eikä vasta pienen selvittelyn jälkeen. Joskus se tarkoittaa myös vaiheittaista toimitusta, jotta ensimmäisiä eriä päästään jo käsittelemään samalla kun seuraavaa vielä tuotetaan.
Juuri tässä kohtaa kokemuksesta on eniten hyötyä: toimittaja ei ainoastaan tee numeroita, vaan auttaa miettimään myös sitä, miten ne kannattaa jakaa osallistujille.
Kilpailunumeroiden kanssa kannattaa hoitaa samalla myös muu näkyvä kokonaisuus
Yksi käytännöllisimmistä tavoista helpottaa tapahtuman järjestämistä on keskittää mahdollisimman moni materiaalihankinta samalle kumppanille.
Kyse ei ole vain siitä, että kaikki saadaan yhdestä paikasta. Kyse on siitä, että aineistoja ei tarvitse kierrättää usean toimijan välillä, ilme pysyy yhtenäisenä ja aikatauluja on helpompi hallita.
Kilpailunumeroiden rinnalla tapahtumaan tarvitaan usein myös banderolleja, beach flageja, opasteita, kylttejä, viittoja, esitteitä, toimitsijoiden varusteita ja muuta sponsorinäkyvyyttä. Massatapahtumissa myös tapahtumapaidat rakentavat vahvaa kokonaisilmettä.
Ja kyllä, myös hakaneulat kannattaa muistaa.
“Kokonaisuus tekee tapahtuman, osallistujien ja yleisön opastus, näkyvyys sponsoreille, uskottavuus… Somehuomio myös merkittävää.”
Kun materiaalit suunnitellaan kokonaisuutena, ne eivät ole vain irrallisia tuotteita. Ne vaikuttavat siihen, miten tapahtuma toimii paikan päällä ja miltä se näyttää osallistujille, yleisölle ja yhteistyökumppaneille.
Opasteissa ja näkyvyysmateriaaleissa tehdään usein yllättävän arkisia virheitä
Opasteiden ja näkyvyysmateriaalien ongelmat eivät yleensä ole dramaattisia, mutta ne ovat tavallisia. Opasteita tilataan liian vähän, niiden koko arvioidaan näytöllä liian pieneksi tai vasta tapahtumapaikalla huomataan, että nuolen olisi pitänyt osoittaa toiseen suuntaan.
Heidin käytännön neuvo on suoraviivainen: opasteissa ennemmin vähän liikaa kuin liian vähän.
Samalla kannattaa miettiä jo etukäteen, mikä on kertakäyttöistä ja mikä kannattaa tehdä useampaan tapahtumaan sopivaksi. Kun tämä huomioidaan suunnittelussa, materiaaleista saadaan enemmän hyötyä myös tulevina vuosina.
Suunnistuskartat näyttävät, mitä vaativa tapahtumatuotanto tarkoittaa
Suunnistuskartat ovat hyvä esimerkki materiaalista, jossa virheiden vaikutus näkyy heti. Laadun on oltava tasaista, värien oikeita ja eri sarjojen aineistojen hallinnan täsmällistä. Kilpailutilanteessa pienikin virhe voi pilata suuren määrän suorituksia.
WMOC2024, eli suunnistuksen veteraanien MM-kisat 2024, toi tämän näkyväksi konkreettisesti. Tapahtumaan osallistui yli 5000 kilpailijaa ja karttoja tulostettiin yli 75 000 kappaletta. Kyse ei ollut vain suuresta määrästä, vaan siitä, että koko prosessi piti hallita tarkasti alusta loppuun.
Mallikarttoja postitettiin hyvissä ajoin järjestäjille eri puolille Suomea ja valvojille myös ulkomaille. Karttojen painovärit hyväksyttiin IOF:n valvonnassa, ja viimeisiä värisäätöjä tarkistettiin vielä juuri ennen tuotannon alkua.
“Tasaisen, kansainvälisten standardien mukaisen laadun varmistaminen läpi tuotannon ja aineistojen hallinta vaati erityistä tarkkuutta ja huolellisuutta.”
Myös toimitustapa suunniteltiin niin, että karttoja ei viety kerralla yhtenä kuormana, vaan oikeat erät toimitettiin oikeaan aikaan oikeille tahoille. Se helpotti logistiikkaa ja vähensi virhemahdollisuuksia.
Tämä on hyvä muistutus myös muille kuin suunnistuksen järjestäjille: vaativa tapahtumamateriaali ei ole vain painotuote, vaan osa kilpailun toimivuutta.
Lopulta tärkeintä on valita kumppani, joka osaa ajatella mukana
Tämän artikkelin tärkein viesti on lopulta aika yksinkertainen.
Aloita ajoissa. Varmista toimittajan oikea osaaminen. Keskitä mahdollisimman moni materiaalihankinta samalle kumppanille. Ja valitse tekijä, joka ei vain odota tilausta, vaan osaa kysyä oikeat kysymykset jo ennen sitä.
Heidi sanoo tämän omalla tavallaan osuvasti:
“Me monesti tiedetään täällä mitä tarvitsette kisoihin vaikkette itse tietäisikään.”
Siinä on pilkettä silmäkulmassa, mutta myös ihan tosi pointti. Kokeneen kumppanin arvo näkyy usein juuri siinä, että jotain tärkeää ei jää tilaamatta, aikataulu ei karkaa käsistä ja kokonaisuus pysyy kasassa, vaikka tapahtumaa tekisi monta ihmistä rinnakkain.
Kun sama toimittaja tuntee myös aiempia tilauksia ja vanhat aineistot löytyvät valmiiksi, seuraavan tapahtuman tekeminen on vieläkin helpompaa.
Tarvitsetko tapahtumaasi kilpailunumerot, opasteet tai muut materiaalit?
Sporttinapilta saat kilpailunumerot eri lajeihin, tapahtuman näkyvyysmateriaalit ja vaativat suunnistuskartat samasta paikasta. Kun materiaalit suunnitellaan ajoissa ja kokonaisuus pidetään yhden osaavan kumppanin hallussa, säästyy yleensä aikaa, hermoja ja usein myös rahaa.
Jos kaipaat suunnitteluapua tulevan tapahtuman materiaalien tilaamisessa, ota meihin yhteyttä.